SISTEMAS DE ORDENACION

En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:
Numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos, y temáticos) y los
mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se
subordina a las características de cada serie”.


SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente.
Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así
sucesivamente.

Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de
acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de
correspondencia:
2005 – 01 – 31
2005 – 02 – 01
2005 – 02 – 02


SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:
Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales

ACOSTA LÓPEZ, Andrés
CASCANTE PÉREZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por
nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos:

Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:
Actas
Estadísticas
Informes


SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS

Alfanuméricos: Se ordena la serie documenta utilizando a la vez orden alfabético y numérico
cronológico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios:

2000 MARINEZ DURAN, Jorge
2000 MONROY LÓPEZ. Susana
2001 ARIAS, Rosa
2001 ARIAS ROMERO, Julio

Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales
son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones
Resolución 001 2005 – 01 – 20
Resolución 002 2005 – 02 – 10
Resolución 003 2005 – 03 – 01