En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia:
Numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos, y temáticos) y los
mixtos o alfanuméricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenación se
subordina a las características de cada serie”.
SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente.
Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y así
sucesivamente.
Cronológico: Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de
acuerdo con la fecha en la que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en
primer lugar el año seguido del mes y al final el día. Ejemplo: Serie consecutivo de
correspondencia:
2005 – 01 – 31
2005 – 02 – 01
2005 – 02 – 02
SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS
Consiste en la ordenación de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:
Onomástico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que
permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales
ACOSTA LÓPEZ, Andrés
CASCANTE PÉREZ, José
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
Toponímico (o alfabético geográfico): Se ordena la serie documental alfabéticamente por
nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia técnica, que presta una entidad por departamentos:
Amazonas
Arauca
Boyacá
Cauca
Temático: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:
Actas
Estadísticas
Informes
SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS
Alfanuméricos: Se ordena la serie documenta utilizando a la vez orden alfabético y numérico
cronológico. Ejemplo: Contratos de prestación de servicios:
2000 MARINEZ DURAN, Jorge
2000 MONROY LÓPEZ. Susana
2001 ARIAS, Rosa
2001 ARIAS ROMERO, Julio
Orden cronológico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades documentales
son numéricas y a la vez cronológicas. Ejemplo: Resoluciones
Resolución 001 2005 – 01 – 20
Resolución 002 2005 – 02 – 10
Resolución 003 2005 – 03 – 01
sábado, 19 de septiembre de 2009
FOLIACION
Esta actividad, imprescindible en los procesos de organización
archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prestamos, TRD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
Este documento esta dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentación de
archivo. No obstante, es necesario tomarlo siempre como referencia y aplicarlo por analogía según la particularidad del archivo o de la entidad.
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los
trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental”1
4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.2
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.3
6. Página: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Requisitos
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de
las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos
acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea
objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a
ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La
ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.. El número uno
(1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia
corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración
consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se
ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la
primera.
Materiales
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de
los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de
archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la
cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte
papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo
que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta
por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y
en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se
numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se
debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de
control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.4
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área
de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual
que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia
cruzada.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta
del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos
debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de
folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso
técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el
área de notas del instrumento de control o de consulta. La foliación de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
archivística, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prestamos, TRD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos). De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) como secundarias (archivo central al archivo histórico).
Este documento esta dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentación de
archivo. No obstante, es necesario tomarlo siempre como referencia y aplicarlo por analogía según la particularidad del archivo o de la entidad.
Definiciones
1. Folio: Hoja.
2. Foliar: Acción de numerar hojas.
3. Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los
trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada
unidad documental”1
4. Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta.2
5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número.3
6. Página: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...
7. Paginar: Acción de numerar páginas.
Requisitos
1. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente clasificada. La de
las oficinas se encontrará relacionada en la Tabla de Retención Documental (TRD). En fondos
acumulados, se foliará la documentación que por Tabla de Valoración Documental (TVD) sea
objeto de conservación en Archivo Central o Archivo Histórico, al igual que aquella que va a
ser reproducida en otros soportes.
2. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar previamente ordenada. La
ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es
decir, que esté de acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción.. El número uno
(1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite en consecuencia
corresponde a la fecha más antigua.
3. La documentación que va a ser objeto de foliación debe estar depurada. La depuración
consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.
4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de
series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se
ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias,
procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera
continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la
primera.
Materiales
1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra
alternativa el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento
dificulta corregir una foliación mal ejecutada.
2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de
los casos, por las máquinas reprográficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de numeración en archivos, este documento se refiere única y exclusivamente a foliación, la cual ratifica la ordenación.
1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
2. No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis. En documentos de
archivo que contienen texto por ambas caras, se registrará el número correspondiente en la
cara recta del folio.
3. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4. Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte
papel.
6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.
7. Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo
que les corresponde, aún cuando estén plegados. En el área de notas del instrumento de
control o de consulta se debe dejar constancia de las características del documento foliado:
tamaño, colores, título, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta
por separar este material se dejará constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y
en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.
8. Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se
numerarán como un solo folio. En el área de notas del instrumento de control o de consulta se
debe dejar constancia de título, año y número total de páginas. Si se opta por separar este
material se hará la correspondiente referencia cruzada.
9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del instrumento de
control o de consulta las características del documento foliado: cantidad de documentos
adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.4
10. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina
negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. En el área
de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las
características del documento foliado: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros que se
consideren pertinentes. Si una o varias fotografías se encuentran adheridas a una hoja, a ésta
se le escribirá su respectivo número de folio, dejando constancia en el área de notas del
instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografías adheridas a la hoja, al igual
que otras características: tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se consideren
pertinentes. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia
cruzada.
11. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse
en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para
evitar marcas, dejando constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta
del contenido del sobre: cantidad, tamaño, color, título, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos
debe registrarse en el área de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de
folios o páginas que contiene.
13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta
foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso
contrario, cuando haya más de una, deberá refoliarse toda la unidad de conservación.
14. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.
15. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción o proceso
técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
16. La documentación que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos
Históricos, cuyos folios estén sueltos y en blanco, se retirarán. Si por el contrario, se
encuentran empastados o cosidos deberán foliarse y se dejará la anotación respectiva en el
área de notas del instrumento de control o de consulta. La foliación de este tipo de
documentos debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.
17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestión o archivos centrales, pero sí dejar la
constancia en el área de notas del instrumento de control o de consulta.
18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función de
conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de
fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración de tintas por contacto.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.
NOTA:
Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental
de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la
organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación,
ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicación de cualquiera de los siguientes métodos
Método 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados
para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil
solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la
documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeños y de
escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de
clasificación pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.
Método 2:
El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento,
numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.. De esta
manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es
rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.
“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los
funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán
consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos;
posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topográfica”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 14).
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
El archivo histórico. es Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación. (GRGA)
Su organización responde a:
La estructura orgánico-funcional de los fondos
Organización de secciones y subsecciones
Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis para responder
a requerimientos y necesidades de especialitas e investigadores.
Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.
NOTA:
Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental
de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL
En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.
La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la
organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación,
ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicación de cualquiera de los siguientes métodos
Método 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados
para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil
solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la
documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeños y de
escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de
clasificación pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.
Método 2:
El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento,
numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.. De esta
manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es
rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.
“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los
funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán
consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos;
posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente
Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topográfica”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 14).
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO
El archivo histórico. es Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación. (GRGA)
Su organización responde a:
La estructura orgánico-funcional de los fondos
Organización de secciones y subsecciones
Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis para responder
a requerimientos y necesidades de especialitas e investigadores.
viernes, 18 de septiembre de 2009
APLICACION DE LAS TRD
APLICACION DE LAS TRD
El ACUERDO AGN No. 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de
2000, establece en su Artículo Primero lo siguiente:
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se
hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los
plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se
dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de
Archivo y el de la dependencia respectiva.
SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la
solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y
aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD
Con el propósito de orientar la organización de los archivos en cada una de sus fases, las entidades están llamadas a elaborar instructivos que ilustren los procesos archivísticos desde la fase de formación de los archivos de gestión hasta la conformación del archivo histórico, con sujeción a las políticas, normas establecidas por el Archivo General de la Nación y, métodos y procedimientos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.
El instructivo se convierte entonces, en un instrumento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de la gestión documental en la entidad y debe contener como mínimo los siguientes elementos:
CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS
RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Con el propósito de lograr en los funcionarios de la entidad la apropiación de conocimientos en
aspectos como: los fundamentos archivísticos, la normatividad, la organización teórico-práctica de los archivos; conviene adelantar permanentemente cursos , seminarios-talleres de inducción y
reinducción en temas tales de organización, disposición y consulta de archivos, entre otros, se
deberá establecer un cronograma de esta capacitación.
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries
documentales, función básica de la gestión documental. Esta actividad se consolida en la primera
fase conocida como Archivo de Gestión.
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