sábado, 19 de septiembre de 2009

ORGANIZACION DE ARCHIVOS DE GESTION, CENTRAL E HISTORICO

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención
Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los
tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los
trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que
se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries,
estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal
forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo,
sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas
extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla
de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la
metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central,
diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia
cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su
número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le
corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas
extremas de los mismos.

NOTA:
Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental
de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia”.


CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos
transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, porque han concluido su trámite pero siguen teniendo vigencia. Siguen siendo objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente integrarán el Archivo Histórico.

La instalación de los documentos en el depósito es una tarea íntimamente relacionada con la
organización de fondos, consiste, en la ubicación física de todo el fondo en unidades de instalación,
ya sea en cajas, legajos o libros, con la aplicación de cualquiera de los siguientes métodos

Método 1:
Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios reservados
para las secciones, subsecciones y series. Este sistema presenta algunos inconvenientes de difícil
solución. Por un lado exige la reserva de espacio libre en las estanterías para añadir la
documentación que se va agregando con el tiempo; más, como quiera que no es posible prever el
crecimiento de los fondos, resulta inoperante, salvo que se trate de archivos muy pequeños y de
escaso crecimiento, o de fondos cerrados. Por otra parte, supone considerar rígido el cuadro de
clasificación pues no se pueden crear nuevas series cuando ello resulte imperioso.

Método 2:
El sistema de numeración continua, es el más utilizado e indicado para todo archivo en crecimiento,
numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.. De esta
manera se logra un ahorro de espacio máximo, la localización de las unidades de instalación es
rápida, sencilla y sin error, por ser la referencia un número natural.

“Las transferencias documentales de cada dependencia deberán ser recibidas y cotejadas por los
funcionarios del Archivo Central, se ubicarán en cajas de archivo, las cuales, se numerarán
consecutivamente, respetando la estructura orgánico-funcional y los principios archivísticos;
posteriormente deberán ser ubicadas en la estantería correspondiente

Con el fin de facilitar las consultas en el Archivo Central y ejercer un control de la documentación, se tendrá como instrumento descriptivo un inventario general manual y automatizado, compuesto por los inventarios de cada dependencia a los cuales se les hacen las modificaciones y correcciones necesarias y se les asigna la signatura topográfica”. (Resolución AGN 026 de 2004. Reglamento de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación. Artículo 14).


CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO

El archivo histórico. es Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

También puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación. (GRGA)

Su organización responde a:

 La estructura orgánico-funcional de los fondos
 Organización de secciones y subsecciones
 Descripción documental: Se recomienda con un mayor nivel de análisis para responder
a requerimientos y necesidades de especialitas e investigadores.

1 comentario:

  1. PARA NUESTROS VISITANTES LA RESPUESTA A ¿QUE ES UN DOCUMENTO DE APOYO?

    Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas. Estos documentos no se transfieren al Archivo Central y deben ser destruidos por el Jefe de Oficina cuando pierdan utilidad o vigencia, y según las necesidades de la dependencia (Acuerdo 042 de 2002)

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