viernes, 18 de septiembre de 2009

APLICACION DE LAS TRD


APLICACION DE LAS TRD



El ACUERDO AGN No. 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de
2000, establece en su Artículo Primero lo siguiente:



La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se
hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los
plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los
procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se
dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de
Archivo y el de la dependencia respectiva.




SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL.




La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación
de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los
procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la
solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y
aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.


DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD

Con el propósito de orientar la organización de los archivos en cada una de sus fases, las entidades están llamadas a elaborar instructivos que ilustren los procesos archivísticos desde la fase de formación de los archivos de gestión hasta la conformación del archivo histórico, con sujeción a las políticas, normas establecidas por el Archivo General de la Nación y, métodos y procedimientos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.

El instructivo se convierte entonces, en un instrumento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de la gestión documental en la entidad y debe contener como mínimo los siguientes elementos:

CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS
RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Con el propósito de lograr en los funcionarios de la entidad la apropiación de conocimientos en
aspectos como: los fundamentos archivísticos, la normatividad, la organización teórico-práctica de los archivos; conviene adelantar permanentemente cursos , seminarios-talleres de inducción y
reinducción en temas tales de organización, disposición y consulta de archivos, entre otros, se
deberá establecer un cronograma de esta capacitación.

CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Cada dependencia reúne la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa, este proceso da lugar a la identificación correcta de las series y subseries
documentales, función básica de la gestión documental. Esta actividad se consolida en la primera
fase conocida como Archivo de Gestión.

1 comentario:

  1. pues mira las TRD La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de
    referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos
    producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma
    estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD”.

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